Tipps für mehr Zeit im Job und Leben

Der Berg vor Ihnen wird immer größer und tausend Dinge schwirren im Kopf herum? Hier finden Sie Denkanstöße und praktische Hilfsmittel, mit denen Sie dem Chaos Herr werden können, um mehr freie Zeit zu haben.

Termine, Projekte, Telefonate, Verabredungen, Meetings, Kollegen, Freunde, Deadlines……und dann noch der Chef. Zu viel zu tun! Zu viel im Kopf zu haben, führt zwangsläufig zu einem Gefühl der Lähmung und der Handlungsunfähigkeit.

Vor Jahren hörte ich einen Radiospot, der das hübsch ironisch darstellte:

Man hört das klassische Großraumbüro-Hintergrundgetöse: Telefone klingeln, Menschen telefonieren, Gesprächsfetzen sind zu hören, Tastauren klackern zur Abrundung der Kulisse. Eine freundliche, fast sanfte Stimme sag: “Mensch Meyer, machen Sie doch mal Urlaub.“ Er darauf aus vollem Halse „WAS SOLL ICH DENN NOCH ALLES MACHEN ????“

Was also tun, wenn es mal wieder alles zum Ausrasten ist?

Schritt 1: Sorgen Sie dafür, dass Sie 15 Minuten Zeit haben und nicht gestört werden.

Schritt 2: Schnappen Sie sich einen Zettel und schreiben alles, aber auch wirklich alles, auf, was Ihnen durch den Kopf geht. Erstmal ist es unwichtig, wo welche Aufgabe steht und ob ein Punkt wichtiger ist als der andere. Lassen Sie es einfach aus sich heraussprudeln. Sie werden sich wundern, wie entspannend alleine dieses Brainstorming sein kann. Denn alles, was auf dem Zettel steht, saust einem nicht mehr ständig durch den Schädel.

Ich habe mir angewöhnt immer alles gleich aufzuschreiben, was erledigt werden will oder auch Gedanken, Ideen und Inspirationen. Kennen Sie das Gefühl, vor zwei Stunden eine tolle Idee oder einen wichtigen Gedanken gehabt zu haben der jetzt einfach weg ist? Das führt nicht gerade zu einer entspannten Grundstimmung. Also raus aus dem Kopf und ab auf den Zettel damit.

Schritt 3: Legen Sie Prioritäten für die aufgeschriebenen Themen und Aufgaben fest. Das folgende System hat sich in der Praxis bewährt, kann aber natürlich individuell angepasst und erweitert werden.

Kategorie A: „sofort erledigen“

Alles was nicht mehr als fünf Minuten dauert, wird eben weggearbeitet. Die Zeit die das dauernde Verschieben kostet ist deutlich höher.

Kategorie B: „delegieren“

Dinge, die Ihre Kollegen, Ihre Frau, Freunde etc. für Sie tun können.

Kategorie C: „hat Zeit - später erledigen - planen“

C ist gefährlich, weil sich hier viel durch Aufschieberitis ansammeln kann. Also: wenn der Punkt schnell zu erledigen oder unangenehm ist, verschieben Sie ihn in Kategorie A. Für alle anderen Aufgaben planen Sie einen festen Termin zur Erledigung ein, sonst ploppen die Projekte kurz vor Fälligkeit auf und es wird stressig.

Kategorie D: „nie erledigen“

Ja, davon schwirrt einem auch immer viel im Kopf herum. Alles, was man schon immer mal machen wollte, dann aber doch nicht tut: das eingerostete Englisch mal auffrischen, Frau zum Essen einladen, Ernährung umstellen, mehr Sport machen, Fallschirmspringen oder was auch immer… Wenn es wirklich Ihr Wunsch ist, Kategorie-D-Einträge in Angriff zu nehmen, dann tun Sie es doch einfach und denken nicht immer nur daran, es zu tun.

Schritt 4: Werden Sie aktiv und erledigen die Kategorien A, B sowie D. Merken Sie, wie sich ein Gefühl einstellt, schon richtig etwas geschafft zu haben? Und das dauert nicht einmal lange.

Schritt 5: Bleiben noch die Notizen aus Kategorie C übrig. Überlegen Sie, wann die Aufgaben fertig sein müssen und wie viel Zeit (plus etwas Puffer) sie dafür etwa benötigen. Sie kennen Ihren Tagesablauf und wissen, wann Sie Freiräume haben. Planen Sie diese Aufgaben entsprechend ein und zwar als festen Termin. „Diesen Mittwoch zwischen 10 und 12 plane ich Projekt X in allen Details und verteile die Aufgaben an mein Team.“

EDV oder der gute alte Zettel?

To-Do-Listen sind toll. Alles steht drauf und man weiß, was noch so anliegt. Ganz persönlich mag ich den guten alten Zettel am liebsten, denn je mehr Punkte man aktiv durchstreicht, desto angenehmer ist das Gefühl etwas geschafft zu haben. Aber auch Listen in Excel oder Word haben sich bewährt, weil sich die Aufgaben schnell in die Kategorien verschieben lassen und auch für längere Planungen ein effektives Mittel sind.

Meine „To-Do-Liste“ heißt „Geschafft-Liste“, weil ich es persönlich schöner finde, Aufgaben geschafft zu haben, als sie noch tun zu müssen.  Hier ein Vorschlag zu den Kategorien:

1. Projekte
2. E-Mails & Telefonate
3. Recherche
4. Termine
5. Notizen

Diese Liste ist als Wordvorlage hinterlegt, die automatisch das aktuelle Datum einträgt und morgens ausgedruckt wird. Manche Zeitmanager machen sich am Abend des vorhergehenden Tages eine solche Liste, weil sich der Geist schon abends darauf einstellen kann, was man nächsten Tag an Aufgaben anliegt. Probieren Sie aus, was am besten für Sie passt.

Konzentration auf EINE Aufgabe

Eine alltägliche Szene: man sitzt vor seinem Rechner, will irgendein Projekt durchdenken und zack, klingelt das Telefon, eine wichtige E-Mail kommt rein oder das Handy deutet eine neue Nachricht vom Kollegen an. Egal. Der Fokus auf die derzeit anliegende Aufgabe ist entscheidend. Wer sich immer wieder aus seinen Gedanken rausreißen lässt und versucht fünf Dinge gleichzeitig zu schaffen, macht mehr Fehler und braucht deutlich länger, als wenn die Aufgaben konzentriert nacheinander abgearbeitet werden. Wer nicht gerade in der Telefonzentrale sitzt, kann auch gerne einmal ein Telefon klingeln lassen, was Überwindung kostet, aber im Endeffekt nur der Produktivität dient. Da heutige Telefone immer anzeigen, wer angerufen hat, kann man die Person auch zurückrufen, wenn die aktuelle Aufgabe erledigt ist.

Gruppieren von Aufgaben

Wenn am Tag drei wichtige Telefonate zu führen sind, legen Sie diese hintereinander. So sind sie im Flow und haben die Punkte gleich abgehakt, statt den ganzen Tag darüber nachzudenken, wann Sie zum Hörer greifen. Das Gleiche gilt für das Schreiben von E-Mails, Berichten etc.

Unangenehme Aufgaben

Sie müssen ein unangenehmes Telefonat, Gespräch führen oder eine als überaus nervig empfundene Aufgabe erledigen? Das wird dann über Stunden oder Tage weggeschoben, weil Sie einfach keine Lust dazu oder sogar Angst davor haben? Das Resultat ist dauerhafter unterschwelliger bis akuter Stress der zusätzlich schlechte Gefühle produziert. Aber Sie müssen es sowieso erledigen, also am besten sofort.

Fühlen Sie sich in die Situation hinein, wie es Ihnen geht, wenn Sie die Aufgabe erledigt haben. Wie befreiend es ist, endlich einen Strich unter die Geschichte gemacht zu haben. Sei es die Beichte bei Ihrem Chef, dass eine Aufgabe völlig in die Hose gegangen ist oder die Absage eines Kaffeekränzchens bei der Schwiegermutter. Mit dem guten Gefühl, dass Sie sich gerade vor Augen geführt haben, greifen Sie zum Telefon.

Aufgabe: NEIN-Sagen

Manchmal ist es extrem hilfreich, sowohl im privaten als auch im geschäftlichen Umfeld, einfach einmal „NEIN“ zu einer Aufgabe zu sagen. Das hat gleich zwei positive Aspekte. Man knallt Ihnen nicht dauernd den Tisch bis zur Belastungsgrenze voll, weil Sie sich klar positionieren und sie haben mehr Ruhe die anliegenden Dinge zu tun.

Aufgenötigte Prioritäten

Bei der Einordnung von Aufgaben stellt sich immer die Frage: Was ist wichtig? Was ist wirklich dringend? Und welche Dinge wirken nur wichtig oder werden mir von meinen Mitmenschen als absolut „unaufschiebbar“ und enorm zeitkritisch verkauft?

Meine Branchen, Werbung - E-Mail-Marketing - Software-Entwicklung, neigen etwas der allgemeinen Hektik zu. Immer muss alles schnell passieren oder besser sofort gleich und überhaupt, sonst geht die Welt unter. Nein! Tut sie nicht. Sie wollen einen vernünftigen Job machen und das braucht manchmal einfach Zeit. „Ja, ich habe Ihre Anfrage erhalten und freue mich auch sehr darüber. Bis spätestens Montagmittag haben Sie mein Angebot auf dem Tisch liegen.“ Nicht morgen, sondern nach dem Wochenende. Probieren Sie es aus. Selbst die hektischsten Charaktere lassen sich in der Regel auf einen größeren Zeitpuffer ein, wenn es der Qualität des Resultates dient. Man kann seine Partner, Kunden, Lieferanten und sogar Vorgesetzte (hier ist Vorsicht geboten!) zu etwas mehr Ruhe erziehen. Wichtig dabei ist die eindeutige Kommunikation und die absolute Verlässlichkeit, wenn Sie die Zusage gemacht haben. Aber Sie haben erst einmal Zeit gewonnen.

Der Feind Perfektionismus

Perfektionismus bringt nur Stress. Sicher ist es von Bedeutung, dass die Qualität des Produktes oder der Dienstleistung sehr gut ist, aber sie muss halt nicht perfekt sein. Manchmal freuen sich Kunden oder Vorgesetzte sogar, je nach Produkt, Branche und Egostruktur des Gegenübers, wenn er oder sie noch etwas zur Optimierung ihrer Arbeit beitragen können und sich durch (konstruktive) Kritik wichtigmachen können.

Ganz wichtig: mach mal Pause.

Niemand kann ständig 100% bringen. Wer sich im Alltag kleine Auszeiten nimmt und es schafft, sich wieder zu sammeln und Kraft zu tanken, ist effektiver, entspannter und stressresistenter.

Eine kleine Übung dazu

Denken Sie an ein schönes Erlebnis aus der Vergangenheit. Einen Ausflug ans Meer, eine Bergwanderung, den letzten Tauchgang mit faszinierenden Feuerfischen bei Nacht, das letzte Turnier, eine schöne Party. Was auch immer Ihnen Spaß, Freude und Entspannung gebracht hat. Schließen Sie die Augen und atmen Sie dreimal ganz bewusst und ruhig ein bis Ihre Lungenflügel das Maximum an Luft eingesogen haben. Nun versetzen Sie sich an den Ort und in die Situation dieses freudvollen Moments. Hören Sie die Geräusche, nehmen den sanften Sommerwind wahr, erleben Sie die Freude und Entspannung der Situation noch einmal ganz bewusst und mit allen Details.

Genießen Sie den Augenblick. Das ist wie ein Kurzurlaub.

Sie haben keine Zeit, sich fünf Minuten zu gönnen? Ach was? Auf der Toilette, in der Kaffeepause, nach einem Telefonat? Die Kunst der Entspannung ist, sich die kurzen Augenblicke zu gönnen und ganz bewusst abzuschalten. Das mag anfangs nicht ganz einfach sein, weil ja so viele wichtige Dinge im Gehirn herumkreisen. Aber seien Sie sich sicher. Die Dinge sind nach Ihrer Entspannungsphase auch wieder da und können dann mit mehr Energie und aus einer relaxten Grundhaltung angegangen werden.

Das riesige Aufgabengebirge

Vor einigen Jahren hatte ich ein Schlüsselerlebnis. Dieses birgt keine wirklich große Erkenntnis, aber das folgende Bild hilft mir immer wieder, Aufgabengebirge realistisch einzuschätzen. Ich saß vor einem riesigen Berg von Dingen, die ich zu erledigen hatte. Ein enormer Druck lastete auf meinen Schultern, weil ich zu viele Projekte auf einmal angenommen hatte und diese natürlich perfekt beim Kunden präsentieren wollte. Ein unübersichtliches Gebirge. Enorm hoch. Steine. Viele Steine. Tausende Steine. Aber bei näherer Betrachtung waren es kleine bis mittelgroße Steine und keine riesigen unbeweglichen Felsbrocken. Ich schöpfte mit diesem Bild Kraft, zerstückelte meine Projekte, diesen riesigen schier unschaffbaren Berg, gedanklich in kleine harmlos wirkende Kiesel. Die unausweichlichen Bröckchen wurden sofort erledigt, die anderen strukturiert und systematisch bearbeitet, wie oben dargestellt. Nach einer Woche strukturierter Arbeit war alles fertig.

E-Mail-Organisation

Ein überaus beliebter Zeitfresser sind E-Mails und ständig auf den Empfangsbutton des E-Mail-Clients zu klicken. Es könnten ja spannende oder gar wichtige Dinge angekommen sein während der letzten 10 Minuten.

In den Postfächern der meisten Menschen sieht es aus wie in deren Köpfen.

Zig unbeantwortete Mails, die 32-Fachnewsletter, die man abonniert hat, um auf dem Laufenden zu bleiben, ein Haufen Spam, alte Mails, die man ja ggf. nochmal brauchen kann etc.. Ein Blick auf das Postfach signalisiert dem Gehirn „Oh, mein Gott, was für ein Haufen Arbeit. Das muss ich alles noch irgendwie bearbeiten“. Diese These ist realistisch betrachtet eines: falsch. Die meisten E-Mails müssen gar nicht sofort beachtet oder gelesen werden. Überlegen Sie mal oder schauen zur Gedächtnisstütze in ihr Postfach, was dort alles so herumschlummert. Was davon ist wirklich wichtig?

So bringen Sie Ordnung und Struktur in Ihre E-Mails

Fast alle E-Mail-Programme bieten die Möglichkeit, für eingehende Post Regeln zu erstellen. Und das ist eine sehr wirkungsvolle Möglichkeit, Ordnung ins Chaos zu bringen ohne nur einen Gedanken auf die Sortierung zu verschwenden. Wenn Sie einmal einen Satz Regeln erstellt haben, lichtet sich das morgendliche Wirrwarr an Infos massiv.

Mein Posteingang sieht so aus:

bearbeiten
lesen
InArbeit
Archiv

Alle E-Mails werden beim Eingang gefiltert. E-Mails von bekannten Personen werden in „bearbeiten“ verschoben, In „lesen“ kommen bestellte Newsletter, Nachrichten von bestimmten Absendern oder mit definierten Schlüsselworten, die Sie gar nicht haben möchten werden einfach direkt gelöscht. Im Posteingang finden sich dann nur noch Informationen, die nicht direkt zuzuordnen sind. Oft sind es Spam-Mails von irgendwoher, für die dann gleiche eine neue Regel erstellt wird.

Wenn Sie Ihren Posteingang für ein bis zwei Wochen mit Regeln sortieren, haben Sie schnelle alle Informationen dort, wo sie hingehören. Die Infos im „Lesen“-Ordner, also Fachinformationen etc. können Sie sich anschauen, wenn Zeit dafür ist oder wenn Sie gerade nicht besseres zu tun haben, etwa nach der reichhaltigen Mittagspause.

Links zur Erstellung von E-Mail-Regeln

Wenn Ihr E-Mail-Anbieter hier nicht aufgelistet ist, geben Sie in Ihrer Suchmaschine „E-Mail-Regeln + Name Ihres Providers“ ein.

 freenet.de

http://kundenservice.freenet.de/artikel/1982

gmx:

https://hilfe.gmx.net/email/filterregeln.html

googlemail:

https://support.google.com/mail/answer/6579?hl=de

Hotmail:

https://support.microsoft.com/de-de/kb/953081

outlook:

https://support.office.com/de-de/article/Verwalten-von-E-Mail-Nachrichten-mithilfe-von-Regeln-50307363-0e79-4f6a-95c0-04b922a2ff13

t-online:

https://www.telekom.de/hilfe/festnetz-internet-tv/e-mail/e-mail-premiumleistungen/filterregeln-einstellen

web.de:

https://hilfe.web.de/e-mail/filterregeln.html

Abschließende Worte zu Zeit-und Selbstmanagementsystemen

Es gibt viele tolle Systeme, Strategien, Studien wie man seine Arbeitsweise optimieren kann. Das einzig Entscheidende ist, was für Sie funktioniert. Probieren Sie verschiedene Systeme zur Organisation aus und prüfen Sie, was am besten zu Ihnen passt.

Fotos: www.fotolia.de