Digitalisierung in der Steuerberatung

Auch in der Steuerberatung greift die Digitalisierung immer weiter um sich. So werden nicht nur Steuererklärung und Jahresabschlüsse seit einiger Zeit vorrangig digital übermittelt – auch der Weg dorthin wird durch die fortschreitende Digitalisierung der Branche zum Teil gravierend erleichtert und teilweise neu gedacht.

Digitalisierung als Chance für Steuerberater

Die vorbereitenden Arbeiten für den Steuerberater, wie Belege abheften und Kontoauszüge sortieren, gehört seit vielen Jahren vor allem bei Handwerkern und vielen anderen Selbstständigen nicht unbedingt zur Lieblingsbeschäftigung. Das merken Steuerberater auch immer wieder in der Praxis. Belege fehlen oder sind nicht chronologisch sortiert, Unterlagen sind unvollständig oder fehlerhaft.

Um in der Praxis eine einfachere Handhabung für die Klienten anbieten zu können, setzen viele Kanzleien mittlerweile auf digitale Datenübermittlung.

Vorteile für Klienten und Berater

Die Digitalisierung in der Steuerberatung bringt nicht nur für die Klienten erhebliche Vorteile und Zeitersparnis – auch die Steuerberater selbst und ihre Mitarbeiter profitieren in hohem Maße davon. So habenSteuerberatungskanzleien die Möglichkeit des kollaborativen Arbeitens und können Klienten auch bei komplexen Fragen zügig Rede und Antwort stehen.

Die Klienten an sich haben eine deutliche Erleichterung durch die Vereinfachung der Prozesse. So können Belege beispielsweise in Sekundenschnelle eingescannt und abgelegt werden. Zwar muss das Original nach wie vor abgelegt werden, die eingescannten Dokumente sind in Echtzeit beim Steuerberater sichtbar und können sofort verarbeitet werden.

Start in die Digitalisierung muss gut geplant werden.

Wer als Unternehmer seine Steuerberatung digital organisieren möchte, steht vor zwei Herausforderungen: Es wird zum einen eine Kanzlei benötigt, die digitalisierte Prozesse anbietet. Zum anderen müssen im eigenen Unternehmen die Voraussetzungen für eine digitale Zukunft geschaffen werden.

Hat man eine passende Kanzlei gefunden, wird man in der Regel zumindest bei der individuellen Planung für das eigene Unternehmen unterstützt. Es müssen sowohl die technischen als auch die personellen Voraussetzungen geschaffen werden.

Diese Phase ist besonders schwierig, da sie in der Regel zunächst einen oftmals nicht unerheblichen Investitionsaufwand bedeutet. Es fehlt teilweise an der technischen Ausstattung, wie Scanner und moderne Computer. Leider ist auch die Verfügbarkeit von schnellem Internet noch immer keine Selbstverständlichkeit. Sind die Rahmenbedingungen aus technischer Sicht erfüllt, ist es je nach Größe des Unternehmens notwendig, personelle Veränderungen vorzunehmen. Um den Vorteil der Digitalisierung in der Steuerberatung voll nutzen zu können, ist es ratsam, nicht nur eine Person mit den entsprechenden Aufgaben vertraut zu machen. Vielmehr können sich mehrere Mitarbeiter sinnvoll ergänzen und ihre Stärken optimal einbringen. Nicht nur im Team des Klienten, sondern auch bei den Mitarbeitern der Steuerberaterkanzlei.

In der Übergangszeit werden mehr Personalressourcen benötigt als vor der Umstellung. Allerdings wird man langfristig davon profitieren.

Steuerberater mit digitalem Angebot

Auch aufseiten der Steuerberater bietet die Digitalisierung der Abläufe enorme Chancen für die Optimierung der internen Abläufe. Wer als Steuerberatungskanzlei mit den Klienten Hand in Hand arbeitet, schafft die besten Voraussetzungen für eine erfolgreiche Zukunft.

So können Arbeitsabläufe sowohl bei Klienten als auch bei Steuerberatern optimiert und verbessert werden. Auch für diese Branche lässt sich die Digitalisierung nicht mehr aufhalten und wer nah an seinen Kunden sein möchte, sollte bei der Digitalisierung mit vollem Einsatz dabei sein. Viele Kanzleien sind durch Ihre kundenorientierte Arbeit seit Jahren geübt und fit im Umgang mit den IT-Systemen DATEV und ADDISON. Dies legt den ersten Grundstein für eine erfolgreiche Digitalisierung der Betriebsabläufe.

In Abstimmung mit dem Kunden werden die Abläufe festgelegt. Somit können beide Seiten planen, welche Ressourcen und welches Personal benötigt wird. Die Einarbeitung der Mitarbeiter sollte möglichst breit gefächert erfolgen, um sich maximale Flexibilität zu bewahren.

Welche Vorteile bringt die Digitalisierung der Steuerberatung?

Viele Unternehmen haben zu Unrecht Angst vor dem Schritt in eine digitale Zukunft. Diese Angst ist absolut unbegründet. Hat man die ersten Startschwierigkeiten überwunden, so ergeben sich diverse Vorteile, die sich langfristig auf jeden Fall bezahlt machen.

Vorteile für Klienten:

• Einfache Prozesse werden optimiert, beispielsweise das Scannen der Belege
• Elektronische Kontoumsätze von Banken und Zahlungsdienstleistern sind jederzeit und für alle Beteiligten abrufbar
• Rechnungs- und Kassenbücher sind online verfügbar und können permanent eingesehen werden
• Buchungsrelevanter Schriftverkehr wird automatisch zugeordnet
• Die Buchführung offener Posten wird vereinfacht und das Mahnwesen übersichtlicher gestaltet
• Jederzeit stehen Auswertungen der aktuellen wirtschaftlichen Lage zur Verfügung. Diese können einfach und unkompliziert aufgearbeitet und beispielsweise grafisch dargestellt werden
• Eine individuelle Ablagestruktur ermöglicht die digitale Archivierung sämtlicher Belege
• Such- und Filterfunktionen bieten die Möglichkeit, einzelne Belege schnell und einfach zu finden
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen können ebenfalls digital erstellt werden und ermöglichen so, umgehend ins System übertragen zu werden.

In aller Regel handelt es sich nur um eine kurze Übergangszeit, in der der Aufwand und die Kosten höher sein können als gewohnt. Ist diese Übergangszeit vorüber, kann auch massiv von der Möglichkeit des ortsunabhängigen Arbeitens profitiert werden. Egal, ob in Quarantäne, auf Fortbildung oder einfach so im Homeoffice können sämtliche autorisierte Mitarbeiter auf die Buchhaltung zugreifen und die anfallende Arbeit erledigen, auch wenn sie nicht vor Ort sind.

Für die Steuerberater und die Mitarbeiter in den Steuerberatungskanzleien bringen digitale Lösungen große Vorteile mit sich. Auch hier gilt: Nach eingehender Schulung der Mitarbeiter und Einführung der neuen Software kann insgesamt flexibler und ressourcenschonender agiert werden.

Vorteile für Steuerberater und Kanzleien:

• Das Scannen der Belege ist mit einer direkten Eingabe von Vorkontierungen möglich. Dies erleichtert die Abläufe enorm und bietet großes Potenzial an Zeitersparnis.
• Das Rechnungssystem bietet automatisierte Vorschläge für Buchungen der digitalen Belege an.
• Buchungssatz und Rechnungsbelege werden vom System automatisch passend miteinander verknüpft
• Das Erstellen einer digitalen Steuerakte für das Finanzamt wird erleichtert und ist somit nicht nur von speziell geschulten Mitarbeitern möglich.

Ob Einzelunternehmen, Kleinunternehmen oder mittelständischer Betrieb – Insgesamt profitieren alle Arten der Unternehmen von der Digitalisierung. In vielen anderen Bereichen eines Unternehmens ist diese auch schon längst angekommen. Beispielsweise wird die Warenwirtschaft auch nicht mehr händisch in Bücher eingetragen, sondern funktioniert mit automatisierten Prozessen zuverlässiger, einfacher und schneller. Leider tun sich viele Unternehmer besonders beim Thema Buchhaltung und Rechnungswesen schwer und trauen sich vielleicht auch aus diesem Grund nicht, den Schritt in eine digitale Zukunft zu wagen.

Auch ist der Umstieg auf eine digitalisierte Buchhaltung unabhängig der Branche ein Schritt, welcher sich lohnen wird. Arbeiten Steuerberater und Kunde gemeinsam daran, die Umstellung auf ein digitales System für Rechnungswesen zu verwirklichen, können die Rahmenbedingungen individuell abgesteckt werden. Ganz auf den Bedarf des Kunden angepasst und an dessen Möglichkeiten angelehnt, entstehen individuelle Lösungen für die erfolgreiche Umsetzung des Systemwechsels.

Nur wer sich und dem Kunden realistische Ziele setzt, kann auch mit einer überzeugenden Leistung glänzen. Kunden setzen in der heutigen Zeit vor allem auf Transparenz und die Sicherheit der sensiblen Daten. Beides ist mit einem kompetenten Partner als selbstverständlich gegeben.

Die praxisnahe Umsetzung des Systemwechsels wird im Idealfall von fähigem Personal, erfahrenen Steuerberatern und IT-Spezialisten begleitet und durchgeführt. Somit sind die kommenden Änderungen in den Arbeitsvorgängen, die nötigen Investitionen, der erforderliche Aufwand und der geplante Zeitrahmen bis zur vollständigen Implementierung des neuen Systems von vorneherein klar festgelegt. Sie sind transparent gestaltet und stellen eine verlässliche Größe während der Änderungen dar. Somit bleiben Kunden auch im Falle der Umstellung möglichst flexibel und reaktionsfähig.

Zusammenfassende Bewertung

Zum Abschluss lässt sich auf jeden Fall festhalten, dass Unternehmen den Schritt in die digitalisierte Buchhaltung zu Unrecht scheuen. Die Vorteile überwiegen die Nachteile. Die Flexibilität bei der Zusammenstellung der Teams und der Mitarbeiter untereinander wird deutlich erhöht. Es bedarf keiner speziellen Qualifikation mehr, um die Buchhaltung vorzubereiten. Sämtliche Mitarbeiter können nach kurzer Einweisung mit dem Einscannen der Belege betraut werden. Somit ist die Aufbereitung der Buchhaltung nicht mehr nur von einer Person abhängig.

Sämtliche Daten der Buchhaltung können online jederzeit und von überall aus abgerufen werden. Seit vermehrter Umsetzung des Homeoffice wissen Unternehmer diese erweiterten Möglichkeiten zu schätzen. Die Analyse der aktuellen wirtschaftlichen Situation des Unternehmens wird deutlich erleichtert. Da sämtliche Daten bereits in digitaler Form vorliegen, ist es zügig, leicht und unkompliziert möglich, die Daten abzurufen und auf Wunsch sogar grafisch darzustellen.

Die Kommunikation mit dem Steuerberater wird maximal vereinfacht, da alle Mitarbeiter für Auskünfte auf die Daten zugreifen können. Sie sind dabei immer auf dem aktuellsten Stand.

Auch beim Thema Datensicherheit müssen sich Unternehmen keine Sorgen machen. Mit den in der Praxis angewandten Systemen werden alle erforderlichen Sicherheitsvorkehrungen eingehalten und der sicheren, digitalen Speicherung der Daten steht nichts im Wege.

Dem gegenüber stehen lediglich der zu Beginn erhöhte Aufwand an Kosten und Personalressourcen. Diese beiden Faktoren relativieren sich allerdings im Laufe der Zeit. Zum einen, weil Mitarbeiter mit den neuen Arbeitsabläufen vertraut geworden sind und zu anderen, weil sich die Kosten für die neue Software bezahlt machen, durch die vereinfachten und optimierten Arbeitsabläufe.

Wer also auch mit seiner Buchhaltung am Puls der Zeit sein möchte, der kommt um eine Digitalisierung der Steuerberatung nicht herum. Die großen Vorteile werden vom Unternehmer selbst und den Mitarbeitern bald als unverzichtbar angesehen.

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