Im Einkauf zählt jeder Euro. Das gilt besonders für kleine und mittlere Unternehmen, die bei Lieferanten oft nicht mit den Bestellvolumen großer Konzerne auftreten können. Trotzdem bestehen zahlreiche Möglichkeiten, die Beschaffungskosten zu senken. Entscheidend ist, Einkäufe nicht nur bei akutem Bedarf auszulösen, sondern systematisch zu planen.
Strategischer Einkauf setzt genau dort an. Unternehmen analysieren ihre Bedarfe, vergleichen Bezugsquellen und überprüfen regelmäßig ihre Konditionen. Auch Rabatte und Sonderangebote können dabei eine Rolle spielen. Sie sollten allerdings Teil einer Einkaufsstrategie sein und nicht zum Selbstzweck werden.
Abbildung : Bilderstellung mithilfe von KI
Strategischer Einkauf ist nicht nur etwas für Konzerne
Im Tagesgeschäft steht zunächst der operative Einkauf im Vordergrund. Material fehlt, Verbrauchsartikel werden knapp oder eine Dienstleistung wird benötigt. Also wird bestellt. Strategischer Einkauf betrachtet dagegen längerfristig, welche Waren und Leistungen benötigt werden und zu welchen Bedingungen sie beschafft werden können.
Strategischer Einkauf geht über das Auslösen einzelner Bestellungen hinaus. Unternehmen betrachten ihre Beschaffung längerfristig, schaffen Transparenz über Ausgaben und Lieferanten und entwickeln geeignete Beschaffungsstrategien. Gerade im Mittelstand gewinnen dabei auch Digitalisierung und Versorgungssicherheit an Bedeutung.
Diese Vorgehensweise lässt sich auch auf kleinere Unternehmen übertragen. Dafür ist nicht zwingend eine eigene Einkaufsabteilung erforderlich. Schon eine strukturierte Übersicht über wiederkehrende Ausgaben schafft eine bessere Entscheidungsgrundlage.
Zuerst klären, wohin das Geld fließt
Wer Einkaufskosten reduzieren möchte, sollte zunächst Transparenz schaffen. Ein niedriger Angebotspreis allein sagt wenig darüber aus, ob eine Beschaffung tatsächlich wirtschaftlich ist.
Ein sinnvoller erster Schritt ist deshalb die Auswertung der Daten wiederkehrender Bestellungen. Unternehmen können beispielsweise prüfen:
-
Welche Produkte und Dienstleistungen werden regelmäßig benötigt?
-
Bei welchen Lieferanten konzentriert sich das Einkaufsvolumen?
-
Wo entstehen viele kleine Einzelbestellungen?
-
Welche Versand- und Bearbeitungskosten fallen zusätzlich an?
-
Welche Verträge oder Konditionen wurden längere Zeit nicht überprüft?
Eine solche Analyse zeigt oft Bereiche, in denen sich Bestellungen bündeln oder Prozesse vereinfachen lassen.
Fünf Hebel für niedrigere Beschaffungskosten
Sind die Ausgaben bekannt, können Unternehmen konkrete Maßnahmen ableiten. Nicht jeder Hebel passt zu jeder Warengruppe. Deshalb lohnt sich eine getrennte Betrachtung verschiedener Beschaffungsbereiche.
-
Bedarfe bündeln
Werden gleichartige Produkte regelmäßig benötigt, können größere oder planbare Bestellungen bessere Konditionen ermöglichen. Gleichzeitig sinkt die Zahl einzelner Bestellvorgänge.
-
Lieferanten vergleichen
Ein langjähriger Anbieter ist nicht automatisch die wirtschaftlichste Bezugsquelle. Regelmäßige Marktvergleiche schaffen einen Überblick über Preise, Leistungen und Alternativen.
-
Konditionen verhandeln
Neben dem Stückpreis können Zahlungsziele, Versandkosten, Mindestbestellwerte oder Mengenstaffeln für die Gesamtkosten entscheidend sein.
-
Prozesse standardisieren
Klare Bestellwege und festgelegte Bezugsquellen reduzieren spontane Einzelkäufe. Digitale Werkzeuge können ebenfalls helfen, Einkaufsprozesse und Lieferantenmanagement effizienter zu gestalten.
-
Aktionen und Rabatte einbeziehen
Auch zeitlich begrenzte Angebote können Beschaffungskosten senken. Voraussetzung ist, dass ohnehin ein entsprechender Bedarf besteht.
Was der B2B-Einkauf von Dealplattformen lernen kann
Rabattcodes, Aktionspreise und Dealplattformen wie mein-deal.com werden vor allem mit dem privaten Online-Einkauf verbunden. Das Grundprinzip ist jedoch auch Unternehmen vertraut: Ein geplanter Bedarf wird mit verfügbaren Angeboten abgeglichen, um einen günstigeren Einkauf zu ermöglichen.
Auch im B2B-Bereich existieren Mengenrabatte, Sonderkonditionen, zeitlich begrenzte Aktionen oder spezielle Geschäftskundenangebote. Das erinnert durchaus an bekannte Dealplattformen für Konsumenten. Der entscheidende Unterschied liegt jedoch in der Einkaufsentscheidung.
Privatkunden können ein attraktiver Preis oder ein Rabatt spontan zum Kauf bewegen. Im strategischen Unternehmenseinkauf sollte die Reihenfolge umgekehrt sein. Zuerst wird festgestellt, was tatsächlich benötigt wird. Anschließend lässt sich prüfen, ob für genau diesen Bedarf ein Rabatt, eine Aktion oder eine alternative Bezugsquelle verfügbar ist.
Damit wird die Suche nach Deals zu einem zusätzlichen Werkzeug der Beschaffung. Sie ersetzt jedoch weder den Lieferantenvergleich noch eine längerfristige Einkaufsplanung.
Warum das günstigste Angebot nicht immer günstiger ist
Ein hoher Rabatt kann auf den ersten Blick überzeugend erscheinen. Für Unternehmen zählt allerdings nicht nur der Preis auf der Rechnung.
Zusätzliche Kosten können einen vermeintlichen Vorteil schnell reduzieren. Dazu gehören beispielsweise hohe Versandkosten, ungünstige Zahlungsbedingungen oder Mindestmengen, die weit über dem tatsächlichen Bedarf liegen. Auch Lagerung und gebundenes Kapital spielen eine Rolle.
Bei langlebigen Wirtschaftsgütern kann die Betrachtung noch weiter gehen. Wirtschaftlichkeitsanalysen berücksichtigen deshalb teilweise Kosten über den gesamten Lebenszyklus eines Produkts. Dazu können neben der Anschaffung beispielsweise Nutzung, Wartung und weitere Folgekosten gehören. Das Prinzip nennt sich Total Cost of Ownership (TCO) und lässt sich folgendermaßen ermitteln:
Faustformel für die Total Cost of Ownership (TCO)
Anschaffung + Betrieb + Wartung + Entsorgung.
Für KMU bedeutet das: Der Einkaufspreis ist ein wichtiger Vergleichswert, aber nicht der einzige.
Einkaufskosten dauerhaft statt punktuell reduzieren
Strategischer Einkauf beginnt mit Transparenz. Unternehmen sollten wissen, was sie regelmäßig beschaffen, welche Lieferanten sie nutzen und welche Gesamtkosten dabei entstehen. Daraus lassen sich Bestellungen bündeln, Angebote vergleichen und bessere Konditionen verhandeln.
Rabatte und Deals ergänzen diese Strategie. Ähnlich wie bei Dealplattformen für Verbraucher können attraktive Angebote dabei helfen, einen ohnehin geplanten Einkauf günstiger abzuwickeln. Nachhaltige Einsparungen entstehen jedoch vor allem dann, wenn Unternehmen nicht jedem Sonderangebot folgen, sondern Preisvorteile gezielt mit ihrem tatsächlichen Bedarf verbinden.