In kleinen und großen Büros kann es immer mal wieder zu Stressphasen kommen. Dabei kann es passieren, dass Aufträge liegen bleiben oder nicht alle Projekte zeitnah abgearbeitet werden. Das sorgt wiederum für Unmut und Unzufriedenheit bei allen Beteiligten. Es gibt jedoch ein paar hervorragende Möglichkeiten, um den Büroalltag insgesamt besser und einfacher zu organisieren.
Wie lässt sich der Büroalltag besser organisieren?
Es gibt immer wieder Arbeiten, die wertvolle Ressourcen aufbrauchen oder wahre Zeitkiller am Arbeitsplatz sind. Mithilfe von moderner Arbeitsorganisation und den richtigen Hilfsmitteln lässt sich allerdings in jedem Büro der Alltag wesentlich besser strukturieren. Somit können alle Arbeiten zur vollsten Zufriedenheit erledigt und die Work-Life-Balance optimiert werden. Das beginnt bereits am Anfang eines Arbeitstages. Die digitale Zeiterfassung kann z.B. dafür sorgen, dass Unternehmen einen besseren Überblick über die Zeitwirtschaft erhalten. Dabei ist es unabhängig von der Unternehmensgröße möglich, ein passendes System zu verwenden, das optimal auf die Bedürfnisse von Arbeitgeber und Angestellten zugeschnitten ist. Haben alle Beteiligten einen Überblick über die Arbeitszeiten, erleichtert dies nicht nur die Vorgänge in der Lohn- und Gehaltsabteilung. Verschiedene Arbeiten lassen sich insgesamt besser verteilen, während Angestellte ihre Überstunden oder Urlaubstage direkt einsehen und Arbeitgeber sämtliche Arbeitsschritte nachverfolgen können.
Natürlich ist die Zeitwirtschaft nur einer von vielen Punkten im Büroalltag. Es gibt noch weitere Möglichkeiten, um die Büroorganisation zu erleichtern und die Arbeiten im Büro effizienter zu regeln. Aktenpläne, Datenbanksysteme und mobile Lösungen können ebenso dabei helfen, den Arbeitstag sinnvoller zu gestalten.
Wie lassen sich Aufträge gezielter abwickeln?
Ein Großteil der Büroarbeit zielt auf Auftragsabwicklungen ab. Dabei kommt es natürlich darauf an, mit Kunden und Mitarbeitern gezielt zu kommunizieren, damit Projekte abgearbeitet werden können. Neben dem Erstellen von Angeboten müssen schließlich auch Bestellungen erfasst und Rechnungen geschrieben werden. Diese Arbeiten nehmen viel Zeit in Anspruch, die sich jedoch mit Datenbanksystemen wesentlich besser überblicken lassen. Über Informationsportale können Daten und Dokumente zuverlässig und sicher hinterlegt werden. Somit ist es möglich, den Büroalltag besser zu planen, Aktivitäten auszuwerten und Zeit zu sparen. Jeder Mitarbeiter eines Büros weiß dank der Informationen im System, welcher Kunde kontaktiert wurde, welche Bestellung verarbeitet ist und welche Arbeitsabläufe noch stattfinden müssen. Demnach lassen sich Arbeitsvorgänge reibungsloser erledigen und die Suche nach Dokumenten, Schriftstücken und vieles mehr schneller abwickeln.
Auch mobile Lösungen können in diesem Rahmen hilfreich sein. Demnach müssen Angestellte nicht zwingend im Büro am PC ihre Arbeiten erledigen. Dank Apps lassen sich Informationen, Zeiten und Kommunikationen auch unterwegs per Smartphone oder Tablet ausführen. Dementsprechend ist ein professioneller Auftritt vor Kunden möglich, die schnell und zuverlässig bedient werden können.
Wie kann ich im Büro insgesamt erfolgreicher arbeiten?
Jeder Arbeitstag wird von verschiedenen Aufgaben begleitet. Neben dem Abarbeiten von Briefen, Telefonaten und der Auftragsabwicklung von Kunden stehen auch diverse Projekte und Meetings an. Es ist daher von Vorteil, To-Do-Listen anzulegen. Dabei ist die Dauer von Aufgaben, verschiedene Kontakte, Prioritäten und Abgabetermine konkret aufzulisten. Somit können bessere Kontrollen über Arbeitsvorgänge erfolgen, die sich am Ende eines Arbeitstages zudem visuell verdeutlichen lassen. Wichtig ist, stets ein Auge auf die verschiedenen Aufgabenbereiche zu haben. Somit gelingt es, alle Arbeitsschritte, die im Laufe eines Büroalltags anfallen, erfolgreicher auszuführen.
Dazu ist es ratsam, ausreichend Notizzettel und Stifte bereitzulegen, um Formulare auszufüllen, Notizen zu hinterlassen und Hinweise zu vermerken. Demnach geht nichts verloren, was wichtig und wertvoll für die Erledigung von Projekten oder Aufträgen ist.
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