Noch schnell die WhatsApp beantworten, die E-Mails oder News checken: Alles ist besser, als mit der Arbeit anzufangen. Dabei erzeugt Aufschieberitis nur unnötigen Druck und schadet der Gesundheit. Wir zeigen Ihnen, wie Sie das Prokrastinieren, so der Fachbegriff, in den Griff bekommen und Schluss machen mit Ablenkungen.
Wussten Sie schon: Mit Aufschieberitis verbrennen Sie an allen Ecken und Enden Geld. Aber ordentlich! Beispiele gefällig: Das Angebot geht zu spät an den Kunden raus. Mahngebühren fallen für den verpennten Zahlungstermin an. Ein lukrativer Deal platzt wegen der verschwitzten Deadline. Aber nicht nur das: Chronische Aufschieber ruinieren ihren allergrößten Schatz – die Gesundheit. Wer immer wieder Aufgaben auf Eis legt, leidet öfters unter Stress, Problemen mit Magen, Herz sowie Kreislauf und fällt häufiger wegen Grippe aus als andere, wie Untersuchungen zeigen.
Simple Ökonomie: Schnelle Belohnung
Der amerikanische Psychologe Joe Ferrari von der DePaul-Universität in Chicago stellte 2005 eine Studie vor, der zufolge inzwischen jeder fünfte Mensch ein Prokrastinierer sei. Wer besonders gewissenhaft ist, prokrastiniert weniger; wer emotional instabiler ist, tut es öfter. Und wo die Arbeitszeit frei eingeteilt werden kann, zum Beispiel bei Selbstständigen, Unternehmern oder Projektarbeitern, treibt die Morgen-ist- auch-noch-ein-Tag-Haltung besonders bunte Blüten.
Doch zunächst muss man verstehen, warum Menschen mit Tatendrang-Stopp sich gern auf andere Gedanken bringen lassen: Sie bewerten die sofortige Belohnung einer Ablenkung höher als eine zukünftige, die allerdings erst einmal Arbeit erfordert. Im Umkehrschluss bedeutet das: Je eher die Tätigkeit zu kleinen Sternstunden, Kreativität und Problemlösen auffordert, desto weniger prokrastiniert man.
Tausche Lösung gegen Problem
Zur Ehrenrettung aller, die manchmal gerne etwas auf die lange Bank schieben: nicht jede Form des Vertagens ist schädlich. In manchen Fällen kann es sogar ratsam sein, Dinge bewusst zurückzustellen. Etwa um Aufgaben zu priorisieren. Oder um sich eine Auszeit zu verschaffen, damit der mentale Akku wieder aufgeladen werden kann. Mehr noch: Wer kreative Aufgaben aufschiebt, kommt derweil auf ganz neue Ideen. Davon ist zum Beispiel der US-Finanzprofessor und Autor Frank Partnoy von der Universität von San Diego überzeugt. In seinem Buch „Wait“ plädiert er dafür, Entscheidungen so lange wie möglich hinauszuzögern, weil man so im Optimalfall über mehr Informationen verfügt.
Fünf Life-Hacks für mehr Fokus im Arbeitsalltag
Goethe sagte: „Mit einem kannst Du immer rechnen – mit dem Unvorhersehbaren.“ Ablenkungen wird es immer geben. Doch wie kann man lernen, damit umzugehen? Vor allem, wenn durch E-Mails, Telefonate, Gespräche mit Chefs, Mitarbeitern und Kunden die To-Do-Listen immer länger, dafür die Zeit für ungestörtes Arbeiten immer kürzer wird. Wir haben die fünf besten und einfachsten Tipps zusammengestellt, wenn mal wieder akute Prokrastinationsgefahr besteht.
1. Mit Schmierzetteln weniger verzetteln
Früher hieß es im Zeitmanagement, Aufgaben, für die nicht länger als drei Minuten brauchen, solle man sofort erledigen. Da Sie heutzutage häufiger mit einer E-Mailflut und Störungen rechnen müssen, sollten Sie Unerledigtes sofort auf einen Schmierzettel schreiben, weglegen und erst erledigen, wenn Sie ohnehin im Konzentrationstief stecken. Andernfalls hangeln Sie sich von einer Kleinigkeit zur nächsten. Für „Digital-Junkies“ eignen sich dazu auch Notiz-Apps, die via PC, Smartphone oder Tablet problemlos vernetzt und synchronisiert werden können: Zu den Klassikern zählen Evernote, Microsofts OneNote, Google Notizen.
2. Erfolgslisten statt To-Do-Listen
Tappen Sie nicht in die Falle, eine Aufgabe nach der anderen abzuhaken. „Denn die wichtigsten Dinge schreien nicht immer am lautesten“, wusste schon Bob Hawke, der Ex-Premier Australiens zu sagen. Sie werden erfolgreicher, wenn sie auf all ihre Aufgaben das Pareto-Prinzip anwenden. Dieses auch als „80/20-Regel“ bekannte Prinzip besagt, dass 80 Prozent der Ergebnisse mit nur 20 Prozent des Gesamtaufwandes erreicht werden. Soll heißen: Nicht alle Aufgaben sind gleich wichtig. Einige sind viel wichtiger als andere und zwar viel wichtiger. Deshalb entscheiden Sie jeden Tag für die maximal zwei wichtigsten Aufgaben, an denen Sie fokussiert arbeiten. Für alle anderen To-Dos gilt: Jetzt nicht!
3. Geben Sie Störungen die rote Karte!
Wenn möglich sollten Sie es vermeiden, ständig zu prüfen, ob neue E-Mails, Facebook- oder WhatsApp-News eingegangen sind. Stellen Sie alternativ die Benachrichtigungstöne an ihrem Smartphone aus und legen Sie den digitalen Quälgeist in die Schublade. Löschen Sie den Outlook-Button von der PC-Taskleiste. Vereinbaren Sie mit Kunden feste Anrufzeiten. Was auch immer es ist, was Sie ablenkt: Weg damit! Und ist das einmal nicht möglich, üben Sie sich in Konsequenz. Sie werden sehen, mit der Zeit fällt es Ihnen immer leichter, sich zu fokussieren. Übrigens: Mit Tools, wie Forest oder dem Tomato-Timer sichern Sie sich zusätzlich “technische Krücken“, um konzentrierter arbeiten zu können.
4. Erst rechnen, dann entscheiden
Ganz gleich, ob Sie gefragt werden, ob Sie eine Arbeit übernehmen oder IHRE Prioritäten für den nächsten Tag kurz vor Feierabend festlegen – stets gilt: Bleiben Sie realistisch. Berücksichtigen Sie, dass Sie für jede Aufgabe meist doppelt so lange brauchen, als Sie vorerst annehmen. Eine von Ihnen kalkulierte Aufgabe mit einem Tag Arbeitszeit braucht also meistens zwei. Wenn Sie noch Pufferzeiten einrechnen, kommen Sie schnell auf drei Arbeitstage. Dafür aber mit weniger Stress und mit einem besseren Bauchgefühl, ob Sie den Job wirklich übernehmen wollen oder besser „Nein“ sagen sollten.
5. Belohnen Sie sich selbst
Was würde Sie motivieren, eine Aufgabe in Angriff zu nehmen? Der frühere Feierabend? Der Kaffee nach dem anstrengenden Telefonat? Das Lob vom Chef oder vom Kunden? Legen Sie Belohnungen für Erfolge fest, und tun Sie sich etwas Gutes für jeden getanen Schritt – selbst wenn er noch so klein ist. Was kann ich in den nächsten drei Minuten, Stunden, Tagen oder Wochen tun, um meinen Zielen näher zu kommen? Und wie sähe eine passende „Prämie“ dafür aus?
Die gute Nachricht zum Schluss
Aufschieberitis ist ein erlerntes Verhaltensmuster, das man sich auch wieder abgewöhnen kann. Schaffen Sie es trotz aller Bemühungen nicht, wichtige Aufgaben rechtzeitig zu erledigen, nehmen Sie Expertenrat in Anspruch, zum Beispiel bei einem Coach oder Therapeuten. Denn nur mit professioneller Hilfe lässt sich der Teufelskreis aus Aufschieben und der oftmals daraus resultierenden Versagensangst durchbrechen und behandeln.
Bildnachweis: Christian Schulz/www.shutterstock.com | Annie Spratt/www.unsplash.com
