Die monatliche Lohnabrechnung gehört zu den Aufgaben, die in jedem Unternehmen zuverlässig funktionieren müssen. Gehälter sollen pünktlich ausgezahlt werden, Mitarbeiterdaten müssen stimmen und gesetzliche Vorgaben sind einzuhalten. Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen fehlt jedoch häufig eine eigene Abteilung, die sich ausschließlich mit der Payroll beschäftigt. Die Abrechnung läuft dann neben zahlreichen anderen administrativen Aufgaben.
Digitale Lösungen können dabei helfen, wiederkehrende Abläufe zu strukturieren, Daten zentral zu verwalten und manuelle Arbeitsschritte zu reduzieren. Entscheidend ist allerdings, die Digitalisierung nicht nur als Wechsel von Papier zu Bildschirm zu verstehen. Wirklich effizient werden Prozesse erst, wenn Daten nicht ständig erneut übertragen werden müssen und klare Zuständigkeiten bestehen.
Warum die Lohnabrechnung schnell aufwendig wird
Bei wenigen Beschäftigten erscheint die Entgeltabrechnung zunächst überschaubar. Mit einem wachsenden Team steigt jedoch die Zahl der Informationen, die jeden Monat berücksichtigt werden müssen. Neue Mitarbeiter kommen hinzu, Stammdaten ändern sich, Beschäftigte fehlen wegen Krankheit oder wechseln ihre Arbeitszeit. Hinzu kommen beispielsweise Einmalzahlungen oder andere Veränderungen, die für die Abrechnung relevant sein können.
Wer solche Informationen an verschiedenen Stellen verwaltet, schafft zusätzliche Arbeit. Daten stehen beispielsweise in einer Excel-Tabelle, Dokumente liegen in unterschiedlichen Ordnern und Änderungen werden per E-Mail weitergegeben. Vor der eigentlichen Abrechnung müssen die Informationen dann erst zusammengetragen und geprüft werden.
Das kostet nicht nur Zeit. Mehrfache manuelle Eingaben erhöhen auch das Risiko, dass veraltete oder voneinander abweichende Daten verwendet werden.
Digitalisierung sollte bei den Prozessen beginnen
Eine neue Software allein löst solche Probleme nicht automatisch. Bevor Unternehmen ihre Lohnabrechnung digitalisieren, lohnt sich deshalb ein Blick auf die bestehenden Abläufe: Woher stammen die benötigten Informationen? Wer darf Daten ändern? Welche Arbeitsschritte wiederholen sich jeden Monat? Und an welchen Stellen werden Daten derzeit noch manuell zwischen verschiedenen Anwendungen übertragen?
Der Business Tipp beschäftigt sich in diesem Zusammenhang ausführlich mit der digitalen Personalverwaltung für KMU. Eine zentrale Datenbasis kann insbesondere dann sinnvoll sein, wenn Personalverwaltung und Lohnabrechnung bisher weitgehend getrennt voneinander organisiert sind.
Das Ziel sollte nicht darin bestehen, einen komplizierten analogen Prozess einfach digital nachzubauen. Vielmehr bietet die Umstellung die Gelegenheit, unnötige Zwischenschritte zu beseitigen und Verantwortlichkeiten eindeutig festzulegen.
Welche Aufgaben eine Lohnsoftware übernehmen kann
Eine moderne Lohnsoftware unterstützt Unternehmen dabei, wiederkehrende Schritte der Entgeltabrechnung digital abzuwickeln. Dazu können unter anderem die Verwaltung von Mitarbeiter- und Abrechnungsdaten, Plausibilitätsprüfungen, Probeabrechnungen sowie die Erstellung von Abrechnungsdokumenten gehören.
Cloudbasierte Systeme haben zudem den Vorteil, dass für die Nutzung keine lokale Installation auf einzelnen Arbeitsplatzrechnern notwendig sein muss. Abhängig von der jeweiligen Lösung können außerdem gesetzlich erforderliche Meldungen digital verarbeitet und Dokumente zentral bereitgestellt werden.
Welche Funktionen tatsächlich benötigt werden, hängt allerdings stark vom Unternehmen ab. Ein Betrieb mit zehn Beschäftigten stellt andere Anforderungen an eine Payroll-Lösung als ein Unternehmen mit mehreren Standorten oder komplexen Vergütungsmodellen.
Deshalb sollte die Entscheidung nicht anhand einer möglichst langen Funktionsliste getroffen werden. Wichtiger ist, dass die Software zu den vorhandenen Abläufen passt und von den zuständigen Mitarbeitern zuverlässig bedient werden kann.
Schnittstellen vermeiden doppelte Arbeit
Besonders interessant wird die Digitalisierung, wenn unterschiedliche Unternehmensbereiche miteinander verbunden werden können. Mitarbeiterdaten werden schließlich nicht ausschließlich für die Gehaltsabrechnung benötigt. Sie spielen beispielsweise auch in der Personalverwaltung, Zeiterfassung oder Buchhaltung eine Rolle.
Existieren für jeden Bereich vollständig getrennte Datensätze, müssen Änderungen möglicherweise mehrfach eingetragen werden. Genau hier entstehen Fehlerquellen.
Bei der Auswahl einer Lösung sollten Unternehmen deshalb prüfen, welche Schnittstellen vorhanden sind und wie Daten mit bereits eingesetzten Anwendungen ausgetauscht werden können. Gleichzeitig muss eindeutig festgelegt sein, welches System bei bestimmten Informationen die führende Datenquelle darstellt.
Datenschutz gehört zur Auswahl dazu
Bei der Entgeltabrechnung werden zahlreiche personenbezogene Daten verarbeitet. Datenschutz und Zugriffskontrollen sollten deshalb bereits bei der Auswahl einer digitalen Lösung berücksichtigt werden.
Nicht jeder Mitarbeiter benötigt Zugriff auf sämtliche Informationen. Ein Rollen- und Berechtigungskonzept kann festlegen, wer Daten ansehen, bearbeiten oder Abrechnungen freigeben darf. Auch die Speicherung, Übertragung und Sicherung der Daten sollte geprüft werden.
Grundlegende Informationen zu den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung stellt der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit bereit.
Automatisierung ersetzt die Kontrolle nicht
Automatische Prüfungen können dabei helfen, fehlende Angaben oder Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen. Sie nehmen Unternehmen jedoch nicht die Verantwortung für korrekte Daten und Prozesse ab.
Gerade vor der endgültigen Abrechnung ist deshalb eine nachvollziehbare Kontrolle sinnvoll. Änderungen bei Mitarbeiterdaten sollten dokumentiert und Verantwortlichkeiten klar geregelt sein. Ebenso wichtig ist ein definierter Ablauf für Sonderfälle, bei denen die üblichen automatisierten Prozesse nicht ausreichen.
Gute Payroll-Prozesse wachsen mit dem Unternehmen
Eine funktionierende Lohnabrechnung fällt im Arbeitsalltag häufig kaum auf – und genau das ist ihr Vorteil. Mitarbeiter erhalten ihre Abrechnung und ihr Gehalt pünktlich, während Personalverantwortliche wissen, welche Aufgaben noch offen sind.
Für Unternehmen lohnt es sich deshalb, die eigenen Abläufe nicht erst dann zu überdenken, wenn das bisherige System an seine Grenzen stößt. Wer Daten frühzeitig strukturiert, Verantwortlichkeiten festlegt und geeignete digitale Werkzeuge einsetzt, schafft eine Grundlage, die auch mit einem wachsenden Team funktionieren kann.