Die Digitalisierung ist in aller Munde und macht natürlich auch vor dem Handwerk nicht halt und verändert dort immer mehr die täglichen Abläufe. In früheren Jahren wurden gerade im Handwerk sehr viele Prozesse papierbasiert und manuell organisiert. Heutzutage gibt es dagegen immer mehr Handwerksbetriebe, die verstärkt im Arbeitsalltag auf digitale Lösungen setzen.
Allerdings kann der Umstieg für handwerkliche Betriebe herausfordernd sein und es gilt, schon zu Beginn einige entscheidende Fragen zu beantworten. Hierbei geht es unter anderem um die Fragen nach einer sinnvollen Software und um die Gewährleistung einer reibungslosen Einführung während des laufenden Betriebs. In diesem Leitfaden gibt es einen praxisnahen Überblick rund um diese und weitere Fragestellungen mit Blick auf sinnvolle Digitalisierung.
Warum wird Digitalisierung im Handwerk immer wichtiger?
Handwerkliche Betriebe stehen heute immer mehr unter Druck. Ein größerer Wettbewerb, Fachkräftemangel, höhere Kundenanforderungen und gestiegene Kosten machen effizientere Prozesse immer wichtiger. Helfen können bei diesen Herausforderungen digitale Lösungen, die unter anderem Arbeitsabläufe vereinfachen und einem Unternehmen insgesamt mehr Struktur geben können.
Foto: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für neue Software und digitale Tools begeistern.
KI-generiert mit Google Gemini
Ein großer Nutzen lässt sich durch neue Software und digitale Tools besonders schnell im administrativen Bereich von Handwerksbetrieben erzielen. Schließlich lassen sich digital beispielsweise Kundendaten schneller erfassen und Angebote und Rechnungen lassen sich mit wenigen Klicks erstellen und verwalten. Schon aus diesen Gründen lohnt es sich, über Handwerker Software für Büroarbeiten und die Baustelle nachzudenken und sich als Handwerksbetrieb fit für die Zukunft zu machen.
Eine solche moderne Software ermöglicht außerdem auch eine bessere Koordination und Planung von Projekten. Dadurch können Handwerksbetriebe in diesen Aufgabenfeldern Zeit einsparen, die sie mit Sicherheit besser in weitere handwerkliche Tätigkeiten investieren können.
Bedarfsanalyse im eigenen Betrieb durchführen
Bevor man als Handwerksunternehmen eine neue Software einführt, sollte man unbedingt im ersten Schritt herausfinden, in welchen Bereichen es konkreten Verbesserungsbedarf gibt. Schließlich passt längst nicht jede Softwarelösung gleichermaßen gut zu jedem Betrieb und schon aus diesem Grund ist eine detaillierte Analyse im Vorfeld so wichtig.
Typische Fragen sollten sich beispielsweise mit vorhandenen Engpässen und zeitfressenden Aufgaben beschäftigen und ebenfalls fehleranfällige Prozesse herausfiltern. Hierbei zeigt sich nicht nur im Handwerk immer wieder, dass gerade Bereiche wie Dokumentation, Kommunikation und Terminplanung mit Softwarelösungen besonders gut optimiert werden können. Grundsätzlich hilft ein guter Überblick über die Abläufe im eigenen Unternehmen, um dann in die richtige Software und passende digitale Tools zu investieren.
Die passende Software für den eigenen Betrieb finden
Wenn man als Handwerksunternehmen auf der Suche nach digitalen Lösungen ist, dann fällt schnell auf, wie groß das Angebot in diesem Bereich ist. So gibt es beispielsweise einfache Tools rund um die Zeiterfassung und Buchhaltung, während es aber auch umfangreiche Komplettsysteme für ein umfassendes Projektmanagement gibt.
Unbedingt geachtet werden sollte bei einer geplanten stärkeren Digitalisierung auf ausreichend Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit bei geeigneter Software und entsprechenden Applikationen. Zudem sollte eine neue Software zu den bestehenden Arbeitsabläufen passen und sich intuitiv bedienen lassen. Interessant und wichtig ist es außerdem in den meisten Fällen, wenn eine Softwarelösung später auch erweitert werden kann und an Veränderungen innerhalb des Unternehmens angepasst werden kann.
Einführung von digitalen Lösungen in einen laufenden Betrieb
Nach einer Entscheidung für eine passende Software gilt es, die neue Softwarelösung in den Betrieb zu integrieren. Das ist aber speziell im Handwerk nicht immer so einfach, weil der Arbeitsalltag meistens sowieso schon sehr vollgepackt ist und nicht selten ausreichend Zeit für eine Implementierung neuer Software fehlt.
Aus diesen Gründen hat sich im Handwerk eine schrittweise Installation und Integration von neuen Softwarelösungen bewährt. Entsprechend ist es meistens keine schlechte Idee, wenn man zunächst in einem Bereich mit der neuen Software loslegt und man beispielsweise im ersten Schritt die Zeiterfassung oder die Rechnungsstellung auf moderne digitale Systeme umstellt. Auf diese Weise kann man einzelne Bereiche im Handwerksbetrieb perfekt umstellen und die hierbei gemachten Erfahrungen bei den nächsten Schritten für eine noch reibungslosere Implementierung nutzen.
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schulen und einbinden
Die Akzeptanz innerhalb einer Belegschaft ist auch bei einer geplanten zusätzlichen Digitalisierung von großer Bedeutung. Schließlich bringt eine neue Software einige Veränderungen mit sich und das stößt nicht immer beim Personal auf komplette Zustimmung. Deshalb ist es als Handwerksbetrieb immer ratsam, die Mitarbeitenden so frühzeitig wie möglich in die Integrationsprozesse einzubeziehen.
Ein Angebot an Schulungen kann zusätzlich helfen, dass die Belegschaft bezogen auf neue Software und digitale Tools mögliche Vorurteile abbaut und positive Erfahrungen mit neuen Softwarelösungen macht.