Seit 2025 traten in der Europäischen Union neue Vorschriften zur digitalen Abrechnung in Kraft, die Unternehmen aller Größen und Branchen betreffen. Die Umstellung auf ein standardisiertes digitales Format verringert den administrativen Aufwand und steigert die Effizienz von Abwicklungsprozessen. Viele Unternehmen müssen jedoch ihre internen Systeme und Abläufe anpassen, um den Anforderungen gerecht zu werden.
Was sind die neuen EU-Vorgaben?
Die neuen EU-Vorgaben zielen darauf ab, den administrativen Aufwand zu reduzieren und gleichzeitig die Effizienz zu steigern. Ab 2025 müssen Unternehmen Transaktionen in einem einheitlichen digitalen Format ausstellen, das den rechtlichen Anforderungen entspricht. Der Standard XRechnung, auf dem diese Regelung basiert, ermöglicht es, Daten in einer strukturierten XML-Datei zu übermitteln. Diese Maßnahme dient einerseits der Reduzierung des Papierverbrauchs, andererseits auch der Steigerung der Effizienz und der Verbesserung der Datentransparenz.
Durch diese Umstellung soll auch der Austausch von Zahlungsdaten zwischen Unternehmen und öffentlichen Stellen europaweit vereinfacht werden. Viele öffentliche Auftraggeber nutzen bereits jetzt elektronische Dokumente. Mit den neuen EU-Vorgaben wird diese Praxis auf den privaten Sektor ausgeweitet. Ziel ist es, die Bearbeitungszeit zu verkürzen und Fehler zu minimieren, die bei manuellen Prozessen häufig auftreten.
Welche Unternehmen sind betroffen?
Alle Unternehmen, die in der EU tätig sind und Zahlungen abwickeln, müssen sich auf die neuen Regelungen vorbereiten. Besonders betroffen sind Unternehmen, die regelmäßig mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, da in vielen Ländern die elektronische Abrechnung bereits Pflicht ist. Doch auch Unternehmen, die hauptsächlich im privaten Sektor tätig sind, müssen sich spätestens ab diesem Jahr an die Vorschriften halten.
Die Anforderungen betreffen nicht nur große Unternehmen, sondern auch kleine und mittelständische Betriebe, die in der EU tätig sind. Zwar gibt es Übergangsfristen und Unterstützung durch staatliche Stellen, jedoch sollten Unternehmen frühzeitig mit der Anpassung ihrer Systeme beginnen, um mögliche Probleme zu vermeiden.
Die Vorteile der digitalen Abrechnung
Einer der größten Vorteile ist die Effizienzsteigerung. Unternehmen, die von Papierdokumenten auf elektronische Formate umsteigen, reduzieren den administrativen Aufwand erheblich. Prozesse wie die manuelle Eingabe von Zahlungsdaten oder die Archivierung von Dokumenten werden durch automatisierte Systeme ersetzt. Fehler bei der Datenübertragung werden minimiert, was zu einer höheren Genauigkeit und schnelleren Bearbeitungszeiten führt.
Ein weiterer Vorteil ist die Verbesserung der Nachverfolgbarkeit und Archivierung. Elektronische Dokumente lassen sich einfach speichern, durchsuchen und aufbewahren. Dies ist besonders für Unternehmen, die gesetzliche Anforderungen zur Aufbewahrung von Unterlagen einhalten müssen, ein wichtiger Aspekt. Zudem erleichtert die standardisierte Datenstruktur die Überprüfung und Analyse der Daten, was die Unternehmenssteuerung und Finanzplanung unterstützt.
Die neue Regelung trägt zudem zu einer nachhaltigeren Arbeitsweise bei, da der Papierverbrauch signifikant reduziert wird.
So stellen sich Unternehmen auf die neuen Vorgaben ein
Der erste Schritt besteht darin, die bestehende Software zur Abwicklung von Zahlungen zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie mit dem XRechnung-Format kompatibel ist. Viele Unternehmen nutzen bereits Programme für die elektronische Verarbeitung von Dokumenten, doch nicht alle bieten die Möglichkeit, diese im XRechnungs-Format zu erzeugen. In diesem Fall müssen entweder Updates der bestehenden Software oder neue Lösungen angeschafft werden.
Zudem sollten Unternehmen ihre Mitarbeiter schulen, um eine reibungslose Implementierung sicherzustellen. Insbesondere die Abteilungen, die mit der Abwicklung und Buchhaltung beauftragt sind, müssen mit den neuen digitalen Prozessen vertraut gemacht werden. Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Durchführung von Tests, bevor das System vollständig auf elektronische Formate umgestellt wird. Auf diese Weise können etwaige Fehler frühzeitig erkannt und behoben werden.
Ein entscheidender Aspekt der Vorbereitung ist auch die Überprüfung der Schnittstellen zu anderen Unternehmen. Unternehmen, die mit externen Partnern zusammenarbeiten, müssen sicherstellen, dass auch diese bereit sind, das neue digitale Format zu nutzen. Eine reibungslose Kommunikation zwischen den Systemen der verschiedenen Unternehmen ist erforderlich, um die Prozesse effizient und ohne Verzögerungen zu gestalten.
Die Wahl der richtigen Software
Eine der wichtigsten Entscheidungen, die Unternehmen treffen müssen, ist die Wahl der richtigen Software für die digitale Abwicklung. Diese Software muss nicht nur den EU-Standard für elektronische Dokumente unterstützen, sondern auch benutzerfreundlich sein und sich nahtlos in die bestehenden Systeme integrieren lassen. Mit dieser Software können Unternehmen Dokumente im XRechnung-Format erstellen und direkt übermitteln. Sie bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, mit der sich die digitale Abwicklung einfach umsetzen lässt.
Ein besonderes Augenmerk auf die Integration ist zu richten: Dank flexiblen Integrationsmöglichkeiten können Unternehmen die Software problemlos in ihre bestehenden Buchhaltungs- und Verwaltungssysteme einbinden. Dies gewährleistet eine schnelle und effiziente Umsetzung der neuen EU-Vorgaben. Darüber hinaus sollte die Software so konzipiert sein, dass auch künftige Anpassungen und Aktualisierungen der EU-Vorschriften problemlos integriert werden können.
Schritte zur erfolgreichen Umstellung
Die erfolgreiche Umstellung auf digitale Formate erfordert eine gut geplante Strategie. Unternehmen sollten sich zunächst einen detaillierten Überblick über die benötigten Ressourcen verschaffen und die notwendigen Investitionen in Software und Schulung einkalkulieren. Die frühzeitige Auseinandersetzung mit den neuen Anforderungen hilft dabei, Engpässe und Probleme in der Implementierungsphase zu vermeiden.
Ein strukturierter Plan, der sowohl die Anpassung der Software als auch die Schulung der Mitarbeiter umfasst, stellt sicher, dass die Umstellung auf elektronische Abwicklungen reibungslos verläuft. Zudem sollten Unternehmen in der Übergangsphase sicherstellen, dass ihre Prozesse weiterhin effizient und fehlerfrei ablaufen, um Unterbrechungen im Tagesgeschäft zu vermeiden.
