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Payment Reconciliation Tool

Was ist das und was bringt es dem Unternehmen?

 

Dass mithilfe digitalisierter Systeme viele Vorgänge im Geschäftsleben deutlich erleichtert werden können, ist längst kein Geheimnis mehr. So wundert es auch nicht, dass riesige Summen in die Entwicklung hocheffizienter Programme und Apps gesteckt werden, um hier nach und nach sämtliche Unternehmensbereiche abzudecken und praktikable Lösungen zu finden, die jede Firma fit für die Zukunft machen.

Genau dieses Ziel verfolgt auch ein sogenanntes Payment Reconciliation Tool und wie der Name bereits vermuten lässt, handelt es sich dabei um eine Finanzsoftware. Genauer gesagt, kann man damit die komplette Umsatzverbuchung automatisieren. Doch wie funktioniert so ein Tool genau und welche Aufgaben übernimmt es konkret? In diesem Beitrag erfahren Sie alles Wissenswerte darüber.

 

Welche Herausforderung die moderne Finanzbuchhaltung lösen muss

Um das zu erklären, ist es zunächst wichtig, die aktuellen Anforderungen der Finanzbuchhaltung zu verstehen. Im Laufe der Jahre sind sämtliche unternehmensbezogenen Abläufe wesentlich komplexer geworden. Ganz unabhängig davon, ob es um den Einkauf von Rohstoffen, um die die Logistik, oder aber um den letztlichen Verkauf eines Produktes an den Endkunden geht. Letzterer erfolgt beispielsweise längst nicht mehr nur über den stationären Handel, sondern auch über eigene Online-Shops oder Kooperationen mit weiteren Vertriebskanälen im Internet. Somit laufen hier Zahlungsvorgänge auf mannigfaltigen Ebenen ab, die obendrein in der Mehrheit der Fälle sehr zügig und bargeldlos erfolgen.

Diese zu erfassen, zuzuordnen und richtig zu verbuchen, ist an sich bereits ein Mammutprojekt. Hinzu kommen sämtliche Zahlungsströme, die in Zusammenhang mit Personalkosten stehen. Wenn es sich um Betriebe handelt, die auf internationaler Ebene agieren, spielt zudem noch das Problem mit hinein, dass verschiedenste Währungen und vielerlei Banken zum Einsatz kommen.

Auch die Tatsache, dass Kontoführung inzwischen rein digital erfolgt, darf dabei nicht außer Acht gelassen werden. Sehr viele Transaktionen laufen außerdem sowieso schon selbständig ab, müssen aber dennoch irgendwie zusammengefasst und konstant kontrolliert werden.

Ein weiterer nicht zu vernachlässigender Punkt ist, dass Daten in der heutigen Zeit jederzeit und von verschiedenster Stelle zugänglich sein müssen, ohne dabei auf eine bestimmte Hardware angewiesen zu sein. Stattdessen ist ortsunabhängiger, digitaler Zugriff gefragt. Und nicht nur das, auch das Thema Datenschutz erfordert es, schon während der kompletten Erhebung und Verarbeitung berücksichtigt zu werden. Es liegt auf der Hand, dass es einer darauf spezialisierten Software bedarf, um diesen hohen Anforderungen optimal gerecht zu werden.

 

Was übernimmt ein Payment Reconciliation Tool?

Genau hier kommt ein solches allumfassendes Tool zur elektronischen Umsatzabstimmung ins Spiel. Dieses ermöglicht, den finanzbezogenen Abstimmungsprozess komplett zu digitalisieren, rund um die Uhr auf dem aktuellsten Stand zu halten und somit auch flexibel und schnell auf Abweichungen reagieren zu können. Das dafür erforderliche Reporting wird vom System selbst angestoßen und liefert wertvolle Zahlen, die dem Management als Entscheidungsgrundlage dienen. So lassen sich schnelle Anpassungen an Fertigungsprozesse vornehmen oder Verkaufsstrategien in Windeseile modifizieren. Die Erkenntnisse, wo es gerade Abweichungen gibt, welche Zielvorgaben nicht erreicht wurden oder an welcher Stelle es zu Verzögerungen kommt, sind von immenser Bedeutung, um die Produktivität des Betriebs zu gewährleisten und sich wichtige Wettbewerbsvorteile zu sichern.

Damit all dies gelingt, kümmert sich ein Payment Reconciliation Tool sowohl um den Datenimport als auch -export. Der Bezug aller erforderlichen Informationen aus den jeweils involvierten Quellen läuft dabei vollautomatisiert. Darunter fallen die auf allen Geschäftskonten ablaufenden Transaktionen ebenso wie Vergütungsanzeigen oder Gutschriften. Die so gewonnenen Daten werden jedoch nicht nur eingespeist, sondern im gleichen Zug natürlich auch gleich so aufgearbeitet, dass die im Tool integrierten Auswertungsfunktionen perfekt damit arbeiten können.

Die darauf aufbauende Kontrollfunktion sorgt dafür, Schwachstellen frühzeitig zu erkennen und entsprechend gegenzusteuern. Gleichzeitig spuckt ein komplexes Analyseprogramm aussagekräftige Berichte und Diagramme aus, die zuverlässige Aussagen über verschiedenste Messgrößen liefern.

Es geht allerdings nicht nur darum, effizienter zu arbeiten, Informationen leichter zugänglich zu machen und insgesamt mehr Transparenz zu schaffen, denn mit den richtigen computergesteuerten Werkzeugen können überdies auch Fehler vermieden werden. Fehlbuchungen werden damit per se ausgeschlossen. Zudem verhilft das System, Zeit und Ressourcen einzusparen, was sich im Endeffekt wiederum sehr positiv auf die Gesamtbilanz auswirkt.

 

Welche Vorteile bringt es?

Dank eines solch intelligenten Kontrollwerkzeugs kann ein permanenter Soll-Ist-Abgleich stattfinden, sodass die Finanzen dauerhaft überwacht werden. Menschliche Fehler werden ausgeschlossen, was deutlich mehr Planungssicherheit verspricht.

Unternehmensübergreifende Umsatzkontrolle ist damit kein Wunschtraum der Geschäftsführung mehr, sondern kann sich tatsächlich realisieren lassen.

Die Software bewerkstelligt überdies, verschiedene Computerprogramme smart zu kombinieren. Das heißt, die technischen Schnittstellen werden zusammengeführt und stellen damit keine Gefahr mehr für Datenverlust oder dergleichen dar. Vielfältige Kassensysteme, verschiedenste Banking-Plattformen sowie die Abwicklung von Online-Käufen fließen so letztlich in ein und dasselbe Finanzportal ein.

Eine damit so transparent angelegte Buchhaltung bringt zudem noch weitere Vorzüge mit sich: Allen voran garantiert sie die Prozessoptimierung auf ganzer Linie. Sie schließt Fehlerquellen aus und ist damit extrem zuverlässig, was aus ökonomischer Sicht unverzichtbar ist. Sie ermöglicht aber ebenfalls, die Arbeitsabläufe den geltenden rechtlichen Vorgaben anzugleichen, ohne dabei jedoch statisch zu werden. In Zeiten, die ständige Anpassung an den Markt und die Gesetzeslage erfordern, ist das ein enormer Pluspunkt. Denn eine schnelle, flexible Adaptation der Software gewährleistet den reibungslosen Betrieb, ohne dass kontinuierlich neue Programme implementiert oder aufwändige Umstellungen durchgeführt werden müssen.

Mithilfe individualisierter Software kann also nicht nur haargenau der individuelle Bedarf des einzelnen Unternehmens bedient werden, sondern dieser lässt sich auch jederzeit nach Wunsch updaten, sobald sich Änderungen ergeben.

Auch die Übersichtlichkeit und Anwenderfreundlichkeit solcher Systeme sind durchaus erwähnenswert. Haben die Mitarbeiter eines Unternehmens einmal den technischen Umstieg geschafft, sind viele Funktionen selbsterklärend und zeitaufwändige Schulungen entfallen.

Ein Payment Reconciliation Tool wird nicht nur auf die Unternehmensgröße, konkrete Branche und betriebsinternen Besonderheiten zugeschnitten, sondern kann des Weiteren auch vom Nutzer personalisiert werden. Dazu gehört unter anderem, Spracheinstellungen anzupassen, sodass die Arbeit mit dieser Technik auch in einem multinationalen Unternehmen reibungslos vonstattengeht.

Reports können so eingerichtet werden, dass sie termingerecht aufpoppen oder sogar mit Erinnerungsfunktionen für die zuständigen Controller versehen sind. Die große Bandbreite der Analyseoptionen ermöglicht eine umfassende Prozessoptimierung.

 

Welche Anforderungen müssen erfüllt sein?

Um eine solche Transformation durchzuführen, ist eine grundlegende Digitalisierung des Unternehmens unabdingbar. Erst auf dieser Basis kann ein solches Tool bedarfsgerecht konfiguriert und wirkungsvoll implementiert werden, um die Produktivität und Wirtschaftlichkeit dauerhaft zu steigern.

 

Bildnachweis

unsplash.com/photos/unRkg2jH1j0

 

 

 

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